Gemini・Copilotのメモを社内様式の正式な議事録にする方法

会議が終わると、GeminiやCopilotが要約を出してくれる。それでも、「このまま部長に回すのは気が引ける」「稟議に添付する体裁になっていない」と感じて、結局手で書き直している——そんな方は少なくないはずです。

AIのメモと正式な議事録の違いは、内容の正しさより「様式」にあります。 決定事項と議論が分かれているか、宿題に担当者と期限があるか、社内の見出しと文体にそろっているか。この記事では、Meet・Teams・Zoomの標準のAI機能が作るものと、正式な議事録に必要なものを並べたうえで、その差を埋める手順をまとめます。

確認日：2026年10月19日。各社の公式ヘルプで確かめた内容です。利用できる機能は、契約やライセンス、組織の設定によって異なり、仕様は変わることがあります。出典は記事末尾にまとめています。

Google Meetで自動メモが既定オンになった件（対象・管理者の対応・社外参加者への告知文例）は、Google Meetの自動メモが既定オンに｜管理者の対応と告知文例にまとめています。

標準のAI機能が作るもの（2026年10月19日確認）

各社の公式ヘルプに書かれている範囲を、事実だけ並べます。

条件も公式ヘルプに書かれています。Zoomのミーティング要約は、Zoom Workplace Pro・Pro Plus・Business・Business Plus・Enterprise・Enterprise Plusのいずれか、またはEnterprise Bundleのアカウントのライセンスユーザーが対象です。Meetの自動メモは、対象のGoogle Workspaceエディションまたは Google AI プランが必要です。Teamsでは、会議の開催者が、Copilotを使えるかどうかを会議ごとに設定できます。

詳細は、各社の公式ヘルプをご覧ください。出典は記事末尾にあります（英語のページを含みます）。

いずれも、会議の要点や次のアクションを自動でまとめる機能です。社内に回す文書にするときは、会社ごとの様式にそろえる作業が別に生じます。

正式な議事録に必要なもの

会社によって様式は違いますが、社内に回す議事録には、おおむね次の要素が求められます。

• 会議の基本情報 — 会議名・日時・場所（会議ツール）・出席者（社外の方は会社名と敬称つき）・作成者
• 議題ごとの整理 — 議題と、そこで話された要点
• 決定事項 — 「決まったこと」だけを、議論の経過と分けて書く
• 宿題（アクションアイテム） — 誰が・何を・いつまでに。担当者と期限のない宿題は、宿題として機能しません（書き方はアクションアイテムとは）
• 保留・次回への持ち越し — 決まらなかったことを、決まらなかったと明記する
• 稟議に添付する場合 — 決定内容・決定の理由と背景・承認者欄
• 文体と敬語 — 社内向けは である調、社外配布は です・ます調、などの社内ルール

要約と正式な議事録で、確認する点

メモや要約を議事録にするときは、次の6点を確認します。どのツールの出力でも同じ観点で使えます。

これは機能の優劣ではなく、メモと議事録の目的の違いです。メモは「参加者が思い出すため」、議事録は「参加していない人が読んで判断するため」のものだからです。

例：メモから議事録へ（架空の会議）

要約メモのイメージ（架空の例です。特定のツールの出力ではありません）：

・新サービスの価格について議論。月額案で進める方向。
・次のステップ：見積もりの作成、法務確認

社内様式の議事録（である調）にすると：

【決定事項】
1. 新サービスの価格体系は月額課金とする。
   理由：初期費用を抑えたいという既存顧客の要望が多いため。

【宿題】
- 営業部 田中：見積書（月額案）を作成する。期限 10月21日
- 法務部 佐藤：利用規約の改定要否を確認する。期限 10月24日

【保留】
- 年額割引の有無は、次回の会議で決める。

「方向」は「とする」に、「次のステップ」は担当者と期限つきの宿題に、決まらなかったことは保留に——この書き分けが、正式な議事録の仕事です。

差を埋める手順

手順1：元にするのは「要約」ではなく「文字起こし」

要約に含まれなかった発言や、決定の理由は、要約からは確認できません。議事録の元には文字起こし（トランスクリプト）を使い、AIの要約は見比べる確認用に回す方法があります。

• Google Meet — 主催者のGoogleドライブの「Google Meet」フォルダにある文字起こしを開き、本文をコピーする
• Teams — 会議の記録から文字起こしを .vtt で保存する（.docx で保存した場合は本文をコピーする）。Teamsで文字起こしが取れないときの確認点はTeamsで文字起こしできない原因と対処にまとめています
• Zoom — 文字起こしを保存し、.vtt・.srt・.txt のいずれかのファイルか、本文のコピーで用意する（保存の手順はZoomの公式ヘルプで確認）

手順2：社内様式と文体を先に決めておく

毎回あとから直すより、型と文体を先に決めて、そこに流し込むほうが、担当者による差が出にくくなります。様式がまだない場合は、議事録テンプレート完全ガイドの型から始めると決めやすいです。

手順3：取り込んで、型どおりに生成する

Kaigi AIでは、手順1の文字起こしを取り込み画面に渡すと、音声を再度文字起こしすることなく議事録に整えます。

1. 設定画面で議事録の型（標準・議事録・稟議向け・5W1H）と文体（です・ます調・である調・社内カジュアル）を選ぶ。社内の見出しに合わせたカスタムテンプレートも作れます（作れる数はプランによります）。
2. 社名・製品名・人名などを用語辞書に登録しておく。
3. 取り込み画面で、.vtt・.srt・.txt ファイルを読み込むか、本文を貼り付ける。「名前: 発言」の形の行やVTTの話者タグは、話者名として読み取ります。
4. 数分で、**会議概要・決定事項・アクションアイテム（担当者・期限つき）**が、選んだ型と文体で生成されます。

稟議向けの型では、決定内容に加えて決定の理由・背景と承認者欄を含む形で出力します。

補足：取り込みも月間の利用枠に計上されます。1回に取り込める文字数には上限（20万文字）があるため、極端に長い会議は分けて取り込んでください。

手順4：人が確認して、仕上げる

AIが整えた議事録も、最後は人が確認します。決定事項は画面上で直せて、仕上がったらWord・PDF・TXTでダウンロードできます。確認するときは、次のチェックリストが使えます。

• 決定事項は「〜とする」「〜に決定」の形で、議論の経過と分かれているか
• 宿題のすべてに担当者と期限があるか
• 決まらなかったことが「保留」として残っているか
• 出席者の表記（部署・役職・社外の方の会社名と「様」）がそろっているか
• 社名・製品名・人名が正式な表記になっているか
• 文体が社内ルール（である調／です・ます調）で統一されているか
• 稟議に添付する場合、決定の理由と承認者欄があるか

まずは試したい方へ — Kaigi AIは初月90分無料・クレジットカード不要で始められます。仕上がりだけ先に見たい場合は、登録不要で見られる議事録のサンプルもご利用いただけます。

議事録の用途で分ける

すべての会議を正式な議事録にする必要はありません。会議の用途で、次のように分けて考えられます。

• 社内の短い定例や、参加者だけが見返すメモなら、各ツールの要約を、そのまま参加者の記録として使う運用もあります。
• ChatGPTなどに文字起こしを貼り付けて整形する方法もあります。詳しくはChatGPT・NotebookLMで議事録は作れる？で整理しています。

正式な議事録が求められるのは、参加していない人が読んで判断する会議——稟議に添付する会議、取引先と合意した内容を残す会議、経営層に報告する会議などです。そうした会議に絞って、型と文体のそろった議事録にする分け方があります。

まとめ

• Meet・Teams・Zoomの標準のAI機能は、会議の要点や次のアクションを自動でまとめる機能。
• 正式な議事録との差は様式——決定事項と議論の区別、担当者と期限、社内の見出し、文体と敬語。
• 正式な議事録の元には、要約ではなく文字起こしを使う方法がある。
• 型と文体を先に決めて流し込み、最後は人がチェックリストで確認する。
• Kaigi AIの取り込み画面では、.vtt・.srt・.txt の読み込みか貼り付けで、選んだ型と文体の議事録に整えられる。

出典（2026年10月19日確認）

• Google Meet ヘルプ：Google Meet の「自動メモ生成」・Google Meet で文字起こしを使用する
• Microsoft サポート：Teams で Microsoft Copilot を使用して会議に追いつく・Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings（英語）
• Zoom サポート（英語）：Using Meeting Summary with AI・Using meeting summary templates