Kaigi AIはデータの取り扱いを透明に開示します。音声・動画ファイルの保管はAWS東京リージョンのみ。
音声・動画・文字起こし・議事録データの保管は東京リージョン（AWS ap-northeast-1・国内）のみで行います。保管場所と処理場所は別です — AI処理は下記のとおり海外のAPIを利用します。
※処理時にデータを送信する委託先：文字起こしにOpenAI、議事録生成・翻訳にAnthropic、話者分離にAssemblyAI、ミーティングボットにRecall.ai（いずれも米国）。国産AIプランをご利用の場合は議事録生成にSakana AI（日本。基盤モデルの一部は海外）。国産AIプランでも文字起こし・翻訳・話者分離は上記と同じ委託先（米国）で処理します。Sakana AIが一時的に利用できない場合は、議事録生成のみ自動的にAnthropic Claude（米国）に切り替わります（どちらで生成したかは議事録画面のバッジに表示）。また、認証にSupabase、決済にStripe、通信経路にCloudflare、アクセス解析にUmami Cloud・Google アナリティクス4・Microsoft Clarity（同意時のみ）、広告の効果測定にGoogle広告・Microsoft広告（UET）・Meta（Facebookピクセル）（いずれも同意時のみ・計測IDを設定した場合に限り読み込みます）を使用しています。詳細は下記・プライバシーポリシーをご確認ください。
すべての通信はHTTPS（TLS 1.2以上）で暗号化。S3に保管する音声・動画ファイルはAES-256で暗号化。音声は文字起こし完了後に削除（失敗時のみ最大7日、ボット録音は保存を有効にした場合のみ最大30日）。保管するのは議事録・文字起こしテキストのみです。
個人情報の取り扱いについては、プライバシーポリシーをご確認ください。
文字起こし処理が完了した音声・動画ファイルは、既定では自動的に削除されます。保管されるのは文字起こしテキスト・議事録データのみです。
※処理が失敗した場合のみ、再試行のために最大7日間ファイルを保持し、その後自動削除します（ミーティングボットの録音も同様）。ミーティングボットの録音は、ワークスペース設定で保存を有効化した場合に限り、成功した録音を最大30日間保存できます（既定はオフ）。
どのデータがいつまで残り、お客様が削除したときに何が消えるかを、実際の動作のまま記載します。
| データ | 保存期間 | 削除のしかた |
|---|---|---|
| 議事録・文字起こしテキスト | お客様が削除するまで保管します。プランによる自動削除はありません（無料プランも同じ）。保存できる件数の上限もありません — プランの上限は月あたりの文字起こし時間で、保存件数ではありません。 | 議事録ごとに削除すると、まずゴミ箱に入ります（2段階）。ゴミ箱から「完全削除」を選ぶとその場で消去し、元に戻せません。 |
| ゴミ箱 | 自動で空になることはありません。お客様が完全削除を選ぶまで残ります。 | 「完全削除」は即時。その議事録に音声ファイルがまだ残っている場合は、音声も同時に削除します。 |
| アップロードした音声・動画 | 文字起こしが成功した時点でただちに削除します。残るのは文字起こし・議事録のテキストだけです。 | 自動。お客様の操作は不要です。 |
| 処理に失敗した音声・動画 | 再実行のために7日間だけ保持し、その後自動削除します。 | 自動（毎日の定期処理）。再実行が成功した時点でも削除します。 |
| ミーティングボットの録音 | 既定では当社に保存しません（文字起こし後に削除）。ワークスペースのオーナー・管理者が設定でオンにした場合に限り、成功した録音を30日間保存します。 | 30日後に音声だけを自動削除します（文字起こし・議事録は残ります）。オンにしている間は、ボットが会議に参加した際のチャットで会議参加者にその旨を通知します。 |
| ワークスペース | ワークスペースが存在する間。 | オーナーがワークスペースを削除すると、その配下の議事録・文字起こし・保存中の音声をすべて削除します。 |
| アカウント（退会） | 削除のお申し出から30日間は猶予期間です（この間はキャンセルできます）。 | 30日の経過後にアカウントと関連データを消去します。 |
| 処理のために外部AIへ送ったデータ | OpenAI・Anthropicは、不正利用の監視のため各社ポリシーで最大30日保持したのち削除します（2026-08-11時点の各社公式ポリシーより確認）。 | AssemblyAI（話者分離）には、結果を受け取った時点でAPIで削除を要求します（同社の仕様によりアップロードした音声も同時に削除されます）。 |
議事録は会議体によっては法令上の保存義務がある記録です（株主総会・取締役会は10年 — 会社法318条・371条）。 そのため当社側からの自動削除は行いません。会議体ごとの法定保存期間は議事録の保存期間チェッカーで確認できます。取り扱いの法的な位置づけはプライバシーポリシーに記載しています。
Zoom・Google Meet・Teamsに自動参加するミーティングボット機能は、Recall.ai（米国）のインフラを使用しています。録音データの経路は以下の通りです（既定では録音データを当社S3に保存しません）。
外部サービスとの連携が一時的にうまくいかない場合の対応方針です。
処理中にエラーが発生した場合は自動的に再試行します。それでも完了しなかった場合、ご利用時間は消費されません。お手数ですがお問い合わせフォームからご連絡ください。
文字起こしと議事録（要約）の生成は別の処理です。議事録の生成に問題が生じた場合でも、文字起こし結果は届きます。議事録が空欄のまま残っている場合は、自動的に再生成を試みます。
オンライン会議へのボット参加がうまくいかなかった場合を早期に検知する仕組みを備えています。その場合も、会議をお手元で録音のうえ通常のアップロード機能からご利用いただければ、同じように議事録を作成できます。
文字起こし処理が完了した直後に自動削除されます。保管されるのは文字起こしテキストと議事録のみです。処理が失敗した場合のみ、再試行のために最大7日間保持したうえで自動削除します。
有料プラン（スターター以上）でファイルをアップロードした場合、AssemblyAI（米国）に音声データを送信して自動的に処理します。お客様が個別に有効化する操作は不要で、対象のアップロードでは常に実行されます。送信するのは音声のみで、文字起こし・議事録のテキストは送信しません。処理完了後はただちに削除をAPIで要求し、同社の仕様によりアップロードされた音声も同時に削除されます。学習利用のオプトアウトも設定済みです。フリープランおよびミーティングボットで録音した会議は対象外です。
Recall.aiが録音データを一時受信しますが、東京サーバーへの転送完了後すぐに削除されます。米国のサーバーに永続的に保存されることはありません。
保管はAWS東京リージョン（ap-northeast-1）です。文字起こしはOpenAI（米国）、議事録・翻訳はAnthropic / Claude（米国）、話者分離はAssemblyAI（米国）のAPIで処理されます。国産AIプランをご利用の場合、議事録生成はSakana AI（日本。基盤モデルの一部は海外）で行います。国産AIプランでも文字起こし・翻訳・話者分離は他プランと同じく米国の各社APIで処理します（Sakana AIが担うのは議事録生成のみです）。Sakana AIが一時的に利用できない場合は、議事録生成のみ自動的にAnthropic Claude（米国）に切り替わり、生成は止まりません（どちらで生成したかは議事録画面のバッジで確認できます）。いずれも入力データがAIの学習に使われない設定で利用しています。OpenAI・Anthropicとも、不正利用監視のため最大30日保持された後に削除されます（いずれも2026-08-11時点の各社公式ポリシーより確認）。AssemblyAIには処理完了後ただちに削除をAPIで要求しています。
個人情報の取り扱いはプライバシーポリシーに明記しています。保管するのは文字起こしテキスト・議事録データで、保管先はAWS東京リージョン（ap-northeast-1・日本国内）です。アップロードされた音声・動画ファイルは、文字起こしの完了後に自動削除されます（処理に失敗した場合のみ再試行のため最大7日間、ミーティングボットの録音はワークスペース設定で保存を有効にした場合のみ最大30日間保持します）。詳細はプライバシーポリシーをご確認ください。
contact@kaigi-ai.com までお気軽にご連絡ください。