プライバシーポリシー

Kaigi AI（以下「本サービス」）を運営する事業者（以下「当社」）は、ユーザーの個人情報の保護を重要な責務と考え、個人情報の保護に関する法律その他関連法令を遵守します。本ポリシーは、本サービスにおける個人情報の取扱いについて定めるものです。

本サービスの提供にあたり、下表の委託先に必要な範囲で個人データを預託します。委託先の選定及び監督にあたっては適切に管理します。また、当社は次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供しません：ユーザーの同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要かつ本人同意が困難な場合。

Meta（Facebookピクセル）は、現時点では本サービスで有効化していないため、上表に含めていません。上表の広告に関する記載は、各広告タグを読み込むかどうかを決める設定と同一の値から生成しているため、有効化した時点で上表に反映されます。

お客様が指定した送信先への送信。ワークスペースのオーナーが接続した Slack チャンネル等の送信先へ、オーナーの操作により議事録（要約・決定事項・アクションアイテム。文字起こしの全文は含みません）を送信します。これらの送信先は当社の委託先ではなく、お客様が管理する外部サービスです。送信先の URL はお客様の指示に基づき暗号化して保管し、送信後のデータの取扱いは当該サービスの規約に従います。連携を解除すると送信先の情報は削除されます。

本節は「カレンダー連携」（お客様のカレンダー上の予定にミーティングボットを自動で参加させる機能）を有効にした場合にのみ適用されます。既定では無効で、有効にしない限り当社がお客様のカレンダーにアクセスすることはありません。

取得する権限（スコープ）と、その用途
書き込み権限は要求しません。当社がお客様のカレンダーに予定を作成・変更・削除することはありません。

アクセストークンを当社のサーバーに保存しません。お客様が同意画面で許可すると発行されるトークン（リフレッシュトークン）は、カレンダーの読み取りを担う委託先 Recall Technologies, Inc. に引き渡し、当社のデータベースには保存しません。当社が保持するのは、同社が発行するカレンダーの識別子と、連携したアカウントのメールアドレス、および予約の判定に必要な予定の情報（タイトル・日時・会議URL・参加者のメールアドレスと出欠状況・予定の識別子）です。

取得した予定の情報は、上記の判定以外に使いません。広告への利用、第三者への販売、AIモデルの学習への利用は一切行いません。当社の担当者が予定の内容を閲覧するのは、お客様からのお問い合わせに対応する場合、セキュリティ上の調査が必要な場合、または法令で求められる場合に限られます。

いつでも解除できます。本サービスの 設定 > AI設定 > カレンダー連携 から「切断」を選ぶと、以後の読み取りが停止し、その連携によって予約されていた未参加のボットもすべて取り消されます。あわせて、Google の場合は Google アカウントのアクセス権限 から、Microsoft の場合は Microsoft アカウントのアプリ許可の画面から、お客様ご自身で許可を取り消すこともできます。連携時に取得した予定の情報は、切断後に削除されます。

Google API Services User Data Policy への準拠
Kaigi AI が Google API から受け取った情報の使用および他アプリへの転送は、Google API Services User Data Policy（Limited Use requirements を含む）に準拠します。
Kaigi AI's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

会議の録音についてのご注意。カレンダー連携は「予定にボットを参加させる」機能であり、参加した会議は録音されます。第三者が参加する会議を録音する場合の同意の取得は、利用規約のとおりお客様の責任で行っていただく必要があります。ボットは参加時にチャットで録音している旨を通知しますが、それだけで同意が得られたことにはなりません。個別の予定を対象から外す方法は、本サービスの 設定 > AI設定 > カレンダー連携 の「今後の予定」からご確認いただけます。

上表のとおり、OpenAI・Anthropic・AssemblyAI・Recall Technologies・Zoom Communications・Supabase・Stripe・Google・Microsoft・Umami Software・Cloudflare（米国法人）、および国産AIプランをご利用の場合は Sakana AI株式会社（日本法人。ただし同社のAIは海外の基盤モデルを利用するため、入力データの一部は海外で処理されます）に個人データを移転することがあります。これら委託先のデータ処理規約に従い個人データを取り扱います。 また、広告の効果測定のため、上表の広告関連の委託先（Google広告、Microsoft広告（UET）。いずれも米国）にも個人データを移転することがあります。

データの保管場所と処理場所は別です。会議の音声・動画ファイルの保管は AWS 東京リージョン（日本国内 ap-northeast-1）で行い、文字起こし・議事録のテキストを保管するデータベースも東京の当社サーバー上にあります。一方で、文字起こし・議事録生成・話者分離といったAI処理は、上表のとおり海外のAPIに音声またはテキストを送信して行います。「データが一切国外に出ない」わけではありません。

アップロードされた音声・動画ファイルは、文字起こしの完了後ただちに削除されます（処理が失敗した場合は再試行のため、利用枠を超えてプランの切り替え待ちになった場合は切り替えを待つ間、いずれも最大7日間保持したうえで自動削除します）。ミーティングボットで録音した会議についても、既定では文字起こしの完了後ただちに削除され、当社サーバーには保存しません。処理が失敗した場合のみ、再試行のため最大7日間保持したうえで自動削除します（アップロードと同じ扱いです）。ワークスペースの設定で録音の保存を有効化した場合に限り、正常に処理された録音を最大30日間保存します（既定はオフです）。保存した録音のダウンロードは、音声ファイルのダウンロードに関する設定（メンバー全員に許可・管理者のみ許可・禁止のいずれか）および監査ログの対象となり、ボットが会議に参加した際にその旨を参加者に通知します。文字起こし・議事録のテキストデータは、お客様が削除する（または退会によりアカウントを削除する）まで保管され、自動的な保存期限は設けていません。退会をお申し出いただいた場合、30日間の猶予期間（この間はキャンセル可能です）の経過後にアカウントと関連データを消去します。

委託先における入力データの保持期間は上表のとおりです（文字起こしを行う OpenAI、および Anthropic は、いずれも不正利用監視のため最大30日を経過後に削除。AssemblyAI へは処理完了後ただちに削除を API で要求します）。いずれの委託先においても、入力データが AI モデルの学習に使用されない設定で利用します（AssemblyAI については、同社の学習利用オプトアウトを設定済みです）。

出典：OpenAI API data usage policies、Anthropic API data retention（2026年7月24日確認）

当社は、取得した個人データ（会議の音声・動画、文字起こし、議事録、カレンダー連携で読み取った予定の情報、および連携先のアクセストークンを含みます）について、次の安全管理措置を講じています。

通信の暗号化。本サービスへのすべての通信は TLS で暗号化します。HTTP でのアクセスは HTTPS へ転送し、あわせて HSTS（Strict-Transport-Security）を送出して、以後のアクセスが暗号化されない経路に落ちないようにしています。

保管時の暗号化。会議の音声・動画ファイルは Amazon S3（東京リージョン）に保管し、サーバーサイド暗号化（AES-256）を適用して保存します。

連携先アクセストークンの取扱い。Zoom連携でお預かりするアクセストークン（リフレッシュトークン）は、データベースに書き込む前にアプリケーション側で暗号化します（Fernet 方式＝AES-128-CBC ＋ HMAC-SHA256 による認証付き暗号。改ざんされた値は復号されず検知されます）。暗号鍵は無停止で交換できる構成とし、鍵が無い状態では復号を試みず処理を停止します。カレンダー連携のトークンは、そもそも当社に保存しません——認可コードの交換はサーバー側で行い、リフレッシュトークンはそのまま上表の Recall.ai へ渡したうえで破棄します。当社が保持するのは同社のカレンダー識別子だけです。

アクセスの制限。当社の担当者がお客様の会議内容・予定の内容を閲覧するのは、お客様からのお問い合わせに対応する場合、セキュリティ上の調査が必要な場合、または法令で求められる場合に限られます。広告への利用、第三者への販売、AIモデルの学習への利用は一切行いません。

削除。保存期間の経過、連携の解除、アカウントの削除のいずれかにより、対象のデータは削除されます。保存期間の詳細は「6. 国外への移転とデータの保存期間」をご覧ください。

ユーザーは、当社が保有する自己の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止等を請求することができます。ご請求は contact@kaigi-ai.comまでご連絡ください。本人確認のうえ、合理的な期間内に対応いたします。

当社は、利便性の向上及び利用状況の分析のため、Cookie や類似技術を使用します。

ログイン状態の保持など、本サービスの提供に必要な Cookie は常に使用します。アクセス解析（Google アナリティクス4）および行動分析（Microsoft Clarity）のタグは、サイト初回訪問時、および Cookie バナーの説明内容を変更した際に改めて表示される Cookie バナーで「同意する」を選択いただいた場合にのみ読み込みます。説明内容を変更した場合、変更前にいただいた「同意する」は引き継がず、改めてお選びいただくまでこれらのタグは読み込みません（「同意しない」はそのまま維持します）。同意されない場合、これらのタグは一切読み込まれません。Umami Cloud によるアクセス解析は Cookie を使用しない方式のため、常時計測しています。 広告の効果測定に用いるGoogle広告、Microsoft広告（UET）のタグも同様に、「同意する」を選択いただいた場合にのみ読み込みます。

Microsoft Clarity は、サイト改善のために画面操作（クリック・スクロール・マウス移動）と画面の表示内容を記録します。同意いただいた場合、この記録はログイン後の管理画面でも動作しますが、管理画面に表示される文字起こし・議事録・検索結果などの本文は、お客様のブラウザ上でマスク処理したうえで送信します。マスクされた内容は Microsoft に送信されないため、会議の内容が記録に含まれることはありません。会議の音声ファイルそのものが送信されることもありません。記録自体を望まれない場合は、Cookie バナーで「同意しない」を選択してください。

ログイン中の同意と重複計測の防止
ログイン中に同じ Cookie バナーで選択・変更した「同意する／拒否」、その日時、バナーの版をアカウントに紐づけて保存します。購入後の計測では別の端末でも保存された拒否を尊重し、後日の同意で過去の購入を遡って計測しません。未ログイン時の選択を自動的にアカウントへ保存することはありません。

初回の議事録作成はワークスペース（チーム）ごとに一度として扱い、サンプル・デモは除きます。重複を防ぐため、初回完了日時と内部のワークスペース・処理・利用者の識別子、計測済みの状態を保持します。購入は Stripe が確認した支払済み請求書の識別子を内部で重複確認し、同意された計測では広告サービスに内部識別子そのものではなく取引の照合用コード、プラン、通貨、税額を除く実際の支払額等を送信します。テスト決済は広告・解析サービスへ購入イベントを送信しません。氏名・メールアドレス・ワークスペース名・会議内容・ファイル名をこれらのコンバージョン項目に含めません。広告クリックIDの既存のブラウザ側の取り扱いは変更しません。

ワークスペースを削除すると当該ワークスペースの計測記録を削除します。退会後のアカウントの完全削除時には同意記録と残る利用者の識別子も消去し、計測のために削除済みアカウントの識別子を残しません。

ブラウザの設定により Cookie を無効化できますが、その場合本サービスの一部機能が利用できなくなることがあります。

当社は、法令の改正や事業内容の変更等に応じ、本ポリシーを変更することがあります。変更後のポリシーは、本サービス上に掲示した時点から効力を生じます。