外国人社員がいる会議の議事録｜日本語の会議を英語で共有する方法

外国人社員がいる会議では、会議は日本語のまま進め、議事録を英語で作って共有すると、日本語を読むのが負担なメンバーも、決まったことと担当を確かめられます。 Kaigi AIでは、録音をアップロードするときに出力言語を「English」にすると、日本語の発言ごとの英訳と英語の議事録ができます（2026年10月時点）。

会話の日本語は追えても、議事録の日本語を読むのは別の負担です。敬語、略語、社内だけで通じる言い回し。会議のあとに議事録が届いても、「結局、自分は何をいつまでにやればいいのか」を確かめるのに時間がかかり、聞き返しにくいまま進んでしまうこともあります。

この記事では、外国人社員がいる会議で議事録を英語でも届ける方法と、伝わりやすくするための会議の進め方をまとめます。

外国人社員にとって、日本語の議事録が読みにくい理由

• 敬語と婉曲な言い方。 「ご検討いただけますと幸いです」が依頼なのか、ただの提案なのかは、日本語に慣れていても判断しにくいものです。
• 略語と社内用語。 部署名の略称やプロジェクトの呼び名は、辞書を引いても出てきません。
• 決定と担当がはっきり書かれていない。 「次回までに確認する」とだけ書かれていると、誰が確認するのかがわかりません。

英語の議事録は、この3つをまとめて軽くします。ただし、元の会議で決定と担当が言葉になっていなければ、議事録にも書かれません。後半の「会議の進め方」もあわせてご覧ください。

英語の議事録を作る手順

1. 会議を録音・録画します。Zoom・Google Meet・Teamsの録画も、ICレコーダーやスマホの録音も使えます。
2. Kaigi AIの「ファイルをアップロード」の画面でファイルを選び、「詳細設定：タイトル・言語・議事録の形式」を開きます。
3. 「出力言語を指定する」にチェックを入れ、「English」を選びます。
4. アップロードして、処理が終わるのを待ちます。

できあがると、英語の議事録に加えて、「英語翻訳」タブに時間・日本語・英語が発言ごとに並びます。画面の詳しい見方は、日本語の会議を英語の議事録にする方法にまとめています。

共有するときの工夫

• 同じワークスペースで画面を開ける人には、「英語翻訳」タブも見てもらう。 議事録は要点だけを書くので、「なぜそう決まったのか」が知りたいときは、発言ごとの英訳のほうが役に立ちます。
• 送る前に、決定事項と担当だけは日本語のわかる人が確かめる。 訳の細かな言い回しより、担当者と期限が正しいかどうかのほうが、あとで困ります。
• WordやPDFに書き出して送る。 社内のチャットやメールにそのまま添付できます。

伝わる議事録にするための会議の進め方

AIは、会議で言葉になったことしか議事録にできません。外国人社員がいる会議では、次の3つを意識するだけで、英語の議事録の読みやすさが変わります。

1. 結論を声に出して確かめる。 「では、〇〇さんが金曜日までに見積もりを出す、で決まりですね」と最後に一言添えると、決定事項と担当が議事録に残りやすくなります。
2. 略語は、会議の中で一度だけ正式な名前で言う。 訳でも意味が通りやすくなります。
3. 一人ずつ話す。 声が重なると、文字起こしも訳も崩れやすくなります。

外国人社員が英語で話す場面がある会議は、少し注意が要ります。文字起こしは1つの録音につき1つの言語で行うため、途中で別の言語に切り替わった部分は、文字起こしから抜けることがあります。1つの会議は1つの言語で進めるのがおすすめです。

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まず、できあがりの形を見てみる

議事録がどんな形でできあがるかは、登録なしで開ける議事録のサンプルで確かめられます。