Zoom・Microsoft Teams・Google Meetといったオンライン会議が日常になり、録画は簡単に残せるようになりました。しかし『録画はあるが議事録づくりは手作業』という状態は多くの組織で続いています。

本記事では、オンライン会議の録画を起点に、議事録づくりを効率化する方法を解説します。ツールをまたいでも同じ品質で決定事項とアクションを残す、運用のコツをまとめます。

録画はあるのに議事録が手作業のまま

各ツールに録画やトランスクリプトの機能はありますが、それは『生のデータ』です。そのまま共有しても読み返しに時間がかかり、実務で必要な『何が決まり、誰が・いつまでに何をするか』が一目で分かる議事録にはなりません。ここを手作業で整理すると負担が残ります。

録画を起点に自動化する流れ

Zoom・Teams・Meetの録画（または音声）をAI議事録ツールにアップロードすると、話者を区別した文字起こしと、決定事項・アクションアイテムを整理した議事録の草案が作成できます。ツールが変わっても同じ手順で記録できるため、運用を統一しやすくなります。

ツール横断で運用するコツ

会議ツールが複数あっても、『録画→文字起こし→決定事項とアクションの整理→共有』という流れを共通化すれば、議事録の品質をそろえられます。次回会議の冒頭で前回アクションを確認する運用にすると実行率も上がります。データの保管場所や暗号化も選定時に確認しましょう。

議事録に残す項目を定位置にする

ツールが違っても議事録の型は一つにそろえます。①会議の目的と参加者、②決定事項、③アクションアイテム（担当・期限）、④保留事項と次回の議題、の4項目を定位置にしておくと、Zoomの会議もTeamsの会議も同じ見え方になり、読み手が迷いません。決定事項には理由を一行添え、アクションには必ず担当者名と期限を付けることを最低限のルールにします。

録画設定と音質の確認ポイント

自動化の入口は録画なので、録画の設定と音質を先に整えておきます。会議の主催者が録画を開始する運用にする、参加者にはミュートとヘッドセットの利用を促す、複数人が同じ会議室から参加する場合はマイクを部屋の中央に置く、といった基本で文字起こしの精度は安定します。会議の冒頭で録画する旨を伝え、参加者の了承を得ることも忘れないようにしましょう。

定着させる運用の順番

最初は参加者が固定されている定例会議から始め、録画・アップロード・草案の確認・共有の担当を決めます。会議当日のうちに共有し、次回の冒頭で前回のアクションを確認するサイクルを回すと、議事録が『読まれる』状態になります。ツール横断で運用する場合は、録画ファイルの保存場所と命名規則をそろえておくと、後から探す手間が減ります。

よくあるつまずきと対処

オンライン会議でつまずきやすいのは、『録画のし忘れ』『複数人が同じ会議室から参加して声が拾えない』『社外参加者への説明が抜ける』の三点です。録画は主催者の役割として明確にし、会議の予定に『録画あり』と書いておくと忘れにくくなります。会議室からの参加はマイクを中央に置き、発言時に名乗る運用で改善します。社外参加者がいる場合は冒頭で録画する旨を伝え、了承を得ることが原則です。AIの草案は下書きなので、決定事項と期限は担当者が確認してから共有し、議事録の版と配布日を明記しておきましょう。

ツールごとの録画の違いを吸収する

Zoom・Teams・Meetでは録画の保存先やファイル形式、ダウンロードの手順が異なります。ツールごとの手順を一枚にまとめて社内で共有しておくと、担当者が変わっても迷いません。録画ファイルの命名規則と保存場所をそろえ、議事録の確定後に録画を保存する期間と削除の手順も決めておきましょう。こうした前提がそろって初めて、どのツールで開いた会議でも同じ品質の議事録が残せるようになります。

まとめ

オンライン会議の議事録は、ツールの録画を起点にAIで自動化することで、ツールが変わっても同じ品質で残せます。決定事項とアクションを定位置にそろえ、共有と振り返りまでを仕組みにすることが、会議の生産性を高めます。Kaigi AIはZoom・Google Meet・Microsoft Teamsに対応し、日本語に最適化した文字起こしと構造化議事録の自動生成を提供、データは東京リージョン内で管理されます。

参考

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