議事録とは？意味・目的・書き方と「誰が書くの？」問題の解決法

議事録とは

議事録とは、会議で「何が決まったか」「なぜそう決まったか」「次に誰が何をするか」を、その場にいなかった人でも後から参照できる形で残した記録です。発言をそのまま文字にした逐語録とは違い、決定事項とその根拠、そして次のアクションが読み取れることが条件になります。

似た言葉と混同されやすいので、目的の違いで整理すると次のようになります。

呼び方	何を残すか	主な用途
議事録	決定事項・議論の経緯・アクションアイテム	社内共有、後日の参照、法定の保存
議事メモ	個人が聞き取った要点	自分用の備忘
議事要旨	決定事項だけを短くまとめたもの	経営会議の報告、掲示
逐語録（文字起こし）	発言をそのまま文字にしたもの	研究・インタビュー、証跡

議事録に最低限そろえる6項目

会議名
日時・場所（オンライン会議なら使用ツール）
出席者・欠席者
議題（アジェンダ）
決定事項
アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）

この6つがそろっていれば、欠席した人が読んでも「会議の結論」と「自分の宿題」がわかります。逆にどれか1つでも欠けると、後日の「そんな話だったっけ？」が発生します。そのまま使える書式は議事録テンプレートにまとめています。

なお株主総会・取締役会や安全衛生委員会のように、法令で作成と保存年数が定められている議事録もあります。会議体ごとの保存年数と根拠条文は議事録の保存期間早見表で確認できます。

そして実務で最初につまずくのは、書き方そのものよりも「そもそも誰が書くのか」です。

「議事録、誰が書くの？」問題

会議が終わった瞬間、誰もが心の中で思っています。

「議事録、誰が書くんだろう…」

担当が決まっていない会議では、この沈黙が数秒続いた後、一番年次の低いメンバーや、なんとなく「書いてくれそう」な人に視線が集まります。

これは日本の職場で非常によく見られる光景ですが、実は生産性を大きく下げる原因の一つです。

「議事録問題」が引き起こすコスト

書く人への負担

議事録を担当する人は、会議中に「聞くこと」と「書くこと」を同時にこなさなければなりません。結果として、どちらも中途半端になります。

さらに会議後に1〜2時間かけてメモを整理し、議事録を仕上げる作業が待っています。これが毎週続くと、担当者の疲弊は想像以上です。

この負担が組織全体でどれだけの時間になるのかは、中小企業の議事録作業、実態調査：週何時間が消えているかに調査データの出典つきでまとめています。

書かれなかったときのリスク

「今回は時間がなかったから…」と議事録がスキップされると、決定事項が曖昧になり、後日「そんな話だったっけ？」という認識のずれが起きます。

修正のための追加会議が必要になり、さらに時間が失われます。

クオリティのばらつき

担当者によって議事録の書き方が違うため、チームの共通フォーマットが生まれず、後から読み返すときに情報が見つからないことも。

解決策1：ローテーション制を導入する

シンプルな解決策は、担当をローテーションにすることです。「今月はAさん、来月はBさん」と決めておくことで、属人化を防げます。

ただしこれは「書く負担を分散する」だけで、書く手間そのものは変わりません。

解決策2：フォーマットを標準化する

議事録のテンプレートを決めることで、書く人のハードルが下がります。基本的なテンプレートは以下の構成がおすすめです：

【会議名】〇〇プロジェクト定例
【日時】2026年5月21日 10:00〜11:00
【参加者】田中、佐藤、鈴木

【決定事項】
- 〇〇については△△の方針で進める

【アクションアイテム】
- 田中：〇〇の資料作成（期限：5/28）
- 佐藤：〇〇の確認（期限：5/25）

【議論の概要】
（箇条書きで主要な議論を記録）

このテンプレートはNotion・GoogleドキュメントどちらでもOKです。

解決策3：AI議事録で「書く作業」をゼロにする

最も根本的な解決策は、議事録を書く作業そのものをなくすことです。

AI議事録ツールを使うと、会議の録音ファイルをアップロードするだけで、以下が自動生成されます：

会議の概要・背景
決定事項のリスト
アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）
全文の文字起こし

Kaigi AI の場合、60分の会議なら約5分で議事録が完成します（2026年7月31日の本番実績12件・15秒〜104分から回帰した見積りで、混雑状況・音声の長さ・翻訳の有無で前後します）。

導入のステップ

会議をZoom・Google Meet・Teamsで録画する
録画ファイル（MP4）をKaigi AIにアップロード
自動生成された議事録を確認・共有する

確認作業は5分程度。誰かが1〜2時間かけて作っていた議事録が、チーム全員の手間ゼロで完成します。

「誰が書くか」より「どう残すか」を考える

議事録の本来の目的は、「誰かが書く作業を終わらせること」ではなく、会議の内容を正確に記録し、全員が参照できる状態にすることです。

AI議事録であれば：

担当者が聞き漏らした内容も正確に記録される
参加できなかったメンバーにも共有しやすい
過去の会議を検索して振り返ることができる

「議事録係」という役割そのものをなくすことで、チーム全員が本来の仕事に集中できます。

なお、この「誰が書くか」問題は会社の会議に限りません。自治会・町内会やPTAのように、週末の総会・役員会で書記が持ち回りになる場でも事情は同じです。そうした場面での使い方は自治会・町内会・PTAの議事録自動作成にまとめています。

まとめ

「議事録、誰が書くの？」問題には3つの段階の解決策があります：

ローテーション制：負担を分散する（応急処置）
テンプレート化：書くハードルを下げる（中期的改善）
AI議事録の導入：書く作業をゼロにする（根本解決）

Kaigi AIは初月90分まで無料で試せます。今すぐ試して、チームの「誰が書くの？」を終わりにしましょう。

よくある質問

Q: 議事録とは何ですか？ A: 議事録とは、会議で「何が決まったか」「なぜそう決まったか」「次に誰が何をするか」を、その場にいなかった人でも後から参照できる形で残した記録です。発言をそのまま文字にした逐語録とは異なり、決定事項とその根拠、次のアクションが読み取れることが条件になります。

Q: 議事録と議事メモ・議事要旨・逐語録は何が違いますか？ A: 議事録は決定事項・議論の経緯・アクションアイテムを社内共有と後日の参照のために残すものです。議事メモは個人が聞き取った要点の備忘、議事要旨は決定事項だけを短くまとめた報告用、逐語録（文字起こし）は発言をそのまま文字にしたもので研究や証跡に使います。目的が違うため、必要な粒度も変わります。

Q: 議事録には最低限どんな項目を書けばよいですか？ A: 会議名、日時と場所（オンラインなら使用ツール）、出席者と欠席者、議題、決定事項、アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）の6項目です。この6つがそろっていれば、欠席者が読んでも会議の結論と自分の宿題がわかります。

Q: 議事録は誰が書くべきですか？ A: 担当を固定すると特定の人に負担が偏り、書き忘れや品質のばらつきが起きます。段階的な解決策は3つあり、ローテーション制で負担を分散する（応急処置）、テンプレートを標準化して書くハードルを下げる（中期的改善）、AI議事録で書く作業そのものをなくす（根本解決）の順に効果が大きくなります。

Q: 取締役会や株主総会の議事録は通常の会議と同じ方法で作成してもいいですか？ A: 取締役会議事録と株主総会議事録は会社法で作成・保存が法定義務として定められており、記載すべき項目や署名欄の位置、保存期間が法律で明示されています。単なる議事メモではなく、会社法施行規則第72条・第101条で定められた形式で作成し、本店で10年間保管する必要があります。法定議事録の記入例や実務的な手順は取締役会・株主総会の議事録を作る人のための実務ガイドで確認できます。

Q: 会議の録音を忘れた場合はどうなりますか？ A: 録音ファイルが必要なため、事前に録音設定をオンにする習慣が必要です。Zoom・Google Meet・Teamsであれば設定1つで自動録画できます。Kaigi AIのミーティングボット機能を使えば、ボットが自動で参加・録音するため録画忘れを防げます。

Q: 機密性の高い会議の内容を外部ツールに送ることに不安があります。 A: Kaigi AIはデータをAWS東京リージョンのみで保管しています。音声ファイルは文字起こしの完了後に自動削除されます（処理に失敗した場合は再試行のため最大7日間、利用枠を超えてプランの切り替え待ちになった録音は最大7日間、ミーティングボットの録音はワークスペース設定で保存を有効にした場合のみ最大30日間保持します）。

Q: 議事録の品質は手書きと比べてどうですか？ A: 発言の漏れがなく、書いた人の主観が入らないため、多くの場合で手書きより正確です。専門用語については社内用語辞書機能で精度を高めることもできます。