「議事録問題」が引き起こすコスト

書く人への負担

議事録を担当する人は、会議中に「聞くこと」と「書くこと」を同時にこなさなければなりません。結果として、どちらも中途半端になります。

さらに会議後に1〜2時間かけてメモを整理し、議事録を仕上げる作業が待っています。これが毎週続くと、担当者の疲弊は想像以上です。

書かれなかったときのリスク

「今回は時間がなかったから…」と議事録がスキップされると、決定事項が曖昧になり、後日「そんな話だったっけ？」という認識のずれが起きます。

修正のための追加会議が必要になり、さらに時間が失われます。

クオリティのばらつき

担当者によって議事録の書き方が違うため、チームの共通フォーマットが生まれず、後から読み返すときに情報が見つからないことも。

解決策1：ローテーション制を導入する

シンプルな解決策は、担当をローテーションにすることです。「今月はAさん、来月はBさん」と決めておくことで、属人化を防げます。

ただしこれは「書く負担を分散する」だけで、書く手間そのものは変わりません。

解決策2：フォーマットを標準化する

議事録のテンプレートを決めることで、書く人のハードルが下がります。基本的なテンプレートは以下の構成がおすすめです：

【会議名】〇〇プロジェクト定例
【日時】2026年5月21日 10:00〜11:00
【参加者】田中、佐藤、鈴木

【決定事項】
- 〇〇については△△の方針で進める

【アクションアイテム】
- 田中：〇〇の資料作成（期限：5/28）
- 佐藤：〇〇の確認（期限：5/25）

【議論の概要】
（箇条書きで主要な議論を記録）

このテンプレートはNotion・GoogleドキュメントどちらでもOKです。

解決策3：AI議事録で「書く作業」をゼロにする

最も根本的な解決策は、議事録を書く作業そのものをなくすことです。

AI議事録ツールを使うと、会議の録音ファイルをアップロードするだけで、以下が自動生成されます：

会議の概要・背景
決定事項のリスト
アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）
全文の文字起こし

Kaigi AI の場合、60分の会議なら3〜5分で議事録が完成します。

導入のステップ

会議をZoom・Google Meet・Teamsで録画する
録画ファイル（MP4）をKaigi AIにアップロード
自動生成された議事録を確認・共有する

確認作業は5分程度。誰かが1〜2時間かけて作っていた議事録が、チーム全員の手間ゼロで完成します。

「誰が書くか」より「どう残すか」を考える

議事録の本来の目的は、「誰かが書く作業を終わらせること」ではなく、会議の内容を正確に記録し、全員が参照できる状態にすることです。

AI議事録であれば：

担当者が聞き漏らした内容も正確に記録される
参加できなかったメンバーにも共有しやすい
過去の会議を検索して振り返ることができる

「議事録係」という役割そのものをなくすことで、チーム全員が本来の仕事に集中できます。

まとめ

「議事録、誰が書くの？」問題には3つの段階の解決策があります：

ローテーション制：負担を分散する（応急処置）
テンプレート化：書くハードルを下げる（中期的改善）
AI議事録の導入：書く作業をゼロにする（根本解決）

Kaigi AIは月60分まで無料で試せます。今すぐ試して、チームの「誰が書くの？」を終わりにしましょう。

よくある質問

Q: 会議の録音を忘れた場合はどうなりますか？ A: 録音ファイルが必要なため、事前に録音設定をオンにする習慣が必要です。Zoom・Google Meet・Teamsであれば設定1つで自動録画できます。Kaigi AIのミーティングボット機能を使えば、ボットが自動で参加・録音するため録画忘れを防げます。

Q: 機密性の高い会議の内容を外部ツールに送ることに不安があります。 A: Kaigi AIはデータをAWS東京リージョンのみで処理・保管しており、データが海外に送信されることはありません（ファイルアップロード機能利用時）。また、文字起こし完了後に音声ファイルは即時削除されます。

Q: 議事録の品質は手書きと比べてどうですか？ A: 発言の漏れがなく、書いた人の主観が入らないため、多くの場合で手書きより正確です。専門用語については社内用語辞書機能で精度を高めることもできます。