マンション管理組合の理事会や総会のあと、輪番で回ってきた理事長や書記担当が、手書きメモを見ながら議事録を清書する——多くの管理組合で、これが毎月数時間の負担になっています。しかも議事録は「作っておけばよいもの」ではなく、区分所有法で作成・保管が義務づけられた書類です。

この記事では、管理組合の理事会・総会議事録について、法的な要件と記載事項、無料で使える書き方の型、そしてAIを使って録音から数分で議事録を作る方法までを、実務目線でまとめて解説します。

マンション管理組合の議事録は「義務」｜区分所有法の要件

総会（集会）の議事録は、建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）第42条により作成が義務づけられています。ポイントは次のとおりです。

項目	内容（総会＝集会の議事録）
根拠	区分所有法第42条
作成義務	あり（議事の経過の要領と結果を記載）
署名	議長＋総会に出席した区分所有者2名（電子署名も可）
保管	管理者（理事長）が保管。利害関係人の請求で閲覧に応じる

理事会の議事録については区分所有法に直接の定めはありませんが、多くの管理組合が採用する標準管理規約（マンション標準管理規約）でも、理事会・総会の議事録作成と保管が定められています。実務上は、理事会・総会いずれも議事録を作成・保管するのが原則と考えてください。

法的な判断が必要なケース（決議の有効性、規約改正など）では、必ず管理会社やマンション管理士・弁護士に確認してください。本記事は一般的な実務の整理であり、個別の法的助言ではありません。

保存期間（保管期間）はどのくらい？

区分所有法に「○年保存」という明確な年数規定はありませんが、議事録は規約改正の経緯・修繕の決定根拠・トラブル時の証跡として後年に参照されます。実務上は**長期保存（事実上の永久保存）**が推奨されます。電子データでの保管も、必要なときに書面出力できる状態であれば問題ありません。

議事録に何を書くか｜記載事項とサンプル

理事会・総会の議事録に最低限盛り込むべき項目は次のとおりです。

開催日時・場所（オンライン併用ならその旨も）
出席者（理事・監事の氏名、総会なら出席組合員数・議決権数・委任状/書面議決の数）
議案ごとの議事の経過の要領（誰がどんな意見を述べたか）
決議結果（賛成・反対・保留の数、可決/否決）
継続協議事項・保留事項
次回までの宿題（担当理事・期限）
議長および署名者の氏名・署名（押印）

議事録テンプレート（コピーして使えます）

○○マンション管理組合 第○回 理事会 議事録

日時：2026年○月○日（○）19:00〜20:30
場所：集会室（一部オンライン）
出席：理事 ○名／監事 ○名（欠席 ○名）
議長：理事長 ○○

■ 報告事項
1. 管理費等の収納状況（○月分）
2. ……

■ 議案と決議
第1号議案：大規模修繕の業者選定について
　議事の経過：……
　決議結果：賛成○・反対○・保留○ → 可決

■ 継続協議事項
・駐輪場の増設（次回までに○○理事が見積もり取得）

■ 次回までの宿題（担当・期限）
・○○理事：見積もり3社取得（〜○月○日）

議長　○○　（署名）
出席者署名　○○　／　○○

紙でもこの型を埋めれば要件を満たせますが、「議事の経過の要領」を録音から手で書き起こすのが最も時間のかかる工程です。ここをAIで自動化できます。

AIで管理組合の議事録を作る3ステップ

Kaigi AIのようなAI議事録ツールを使うと、会議の録音から議事録の草案を数分で作成できます。手順はシンプルです。

録音する — 理事会・総会の冒頭で「議事録作成のため録音します」と一言伝え、スマホやICレコーダーで録音します。
アップロードする — 録音ファイル（MP3・M4A・MP4など）をアップロードします。AIが文字起こしを行います。
議事録を受け取る — 「決議事項」「継続協議事項」「担当理事ごとの宿題」を整理した議事録の草案が生成されます。あとは固有名詞や数字を確認・修正し、署名すれば完成です。

「会議中はメモ取りに追われず議論に集中し、清書はAIに任せる」という分担が現実的になります。議事録の型については議事録テンプレート完全ガイド、決定事項の整理はアクションアイテムとはもあわせてご覧ください。

AI導入の3つの注意点

便利な一方で、管理組合ならではの注意点があります。

最終的な確認・署名は理事会の責任 — AIの草案はあくまで下書きです。固有名詞（業者名・棟番号）や金額、決議結果は必ず人が確認してください。
個人情報・プライバシーへの配慮 — 議事録には住民名や専有部のトラブルなど機微な情報が含まれます。データの保管場所が国内か、音声がいつ削除されるかを確認しましょう。
規約・法的判断はAIに委ねない — 決議要件（普通決議・特別決議）や規約解釈は、管理会社・専門家の確認が前提です。

小規模マンションでも費用対効果が出る理由

「管理組合でツールにお金をかけるのは難しい」と感じるかもしれません。しかしAI議事録ツールは、理事の手間（清書に毎回2〜3時間）を金額換算すると十分に見合うケースが多くあります。Kaigi AIは無料プラン（月60分）から試せ、有料でも月額1,980円から。理事会が月1回・1時間程度であれば、無料〜最小プランで足りる規模の管理組合も少なくありません。輪番で理事が毎年交代しても、過去の議事録を全文検索で振り返れるため、引き継ぎの負担も減ります。

管理組合向けの機能や活用例はマンション管理組合向けAI議事録のページにまとめています。

データ保管とプライバシー｜国内保管という選択肢

住民の個人情報を扱う以上、データの取り扱いは重要です。Kaigi AIは音声・議事録データの保管を**AWS東京リージョン（国内）**で行い、音声ファイルは文字起こし完了後すぐに削除します。アップロードしたデータがAIの学習に使われることもありません。海外サーバーにデータが渡ることに不安がある管理組合でも、国内保管を前提に検討できます。

よくある質問（FAQ）

Q. 手書きの議事録でも法的に問題ありませんか？ A. 問題ありません。区分所有法は様式を限定していません。重要なのは記載事項と署名です。AIは「清書の手間」を減らすための手段で、紙運用と併用もできます。

Q. オンライン併用（ハイブリッド）の理事会でも使えますか？ A. 使えます。Web会議の録画・録音をアップロードすれば文字起こし・議事録化が可能です。冒頭で録音する旨を伝えるのが運用上のマナーです。

Q. 議事録に署名・押印は必要ですか？ A. 総会議事録は議長＋出席組合員2名の署名（電子署名可）が必要です。AIが作るのは署名前の草案で、署名は従来どおり行います。

Q. PCが苦手な輪番理事でも使えますか？ A. ファイルをアップロードするだけの操作です。議事録のフォーマットはAIが整えるため、書き方に悩む必要がありません。

まとめ

管理組合の総会議事録は区分所有法第42条の作成・保管義務（理事会も標準管理規約で作成が原則）
記載事項は「日時・出席者・議事の経過・決議結果・宿題・署名」
最も時間のかかる「議事の経過の書き起こし」はAIで自動化できる
最終確認・署名・規約判断は人（理事会・専門家）が行う
国内データ保管・無料〜月1,980円で、小規模管理組合でも始めやすい

理事会・総会の議事録づくりを効率化したい方は、Kaigi AIを無料で試すことができます。録音をアップロードするだけで、議事録の草案が最短5分で手に入ります（無料60分・クレジットカード不要・データは国内保管）。