「テレワークになってから会議が増えた」——多くのビジネスパーソンが感じているこの感覚は、データによっても裏付けられています。この記事では、会議増加の背景と実践的な対策を解説します。

テレワーク後に会議が増えたことを示すデータ

Microsoft Work Trend Indexは、Microsoftが毎年発表する働き方に関する大規模調査です。同レポートによると、テレワーク移行後にTeamsを通じたビデオ会議数は劇的に増加しました。

2020年から2022年にかけて、Microsoft Teams上の会議数は大幅に増加し、1人あたりの週間会議時間も増えたとされています。同調査では「会議疲れ（Meeting Fatigue）」が新たな職場課題として浮上したことも報告されています。

内閣府が実施したテレワークに関する調査では、テレワーク導入後の課題として多くの回答者が「コミュニケーション不足」を挙げており、その解消のために追加の会議が設定される傾向が確認されています。

なぜテレワークで会議が増えるのか

オフィスでは廊下・コーヒーブレイク・席の近さから自然に発生していた情報共有が、テレワークでは消えます。

その代替として「ちょっと確認のMTG」「15分の同期」が増え、非公式なやり取りが公式な会議に置き換わる現象が起きます。

テキストコミュニケーション（チャット・メール）への不安から、「誤解を防ぐためにビデオで話したい」という行動が増えます。特に上司から部下へのコミュニケーションでこの傾向が強くなります。

移動・会議室予約・セッティングが不要なオンライン会議は、設定のハードルが低くなりました。「とりあえずMTG入れておく」という行動コストが下がったことで、会議数が増えました。

国際的なチームでは、テレワーク普及によりアジア・欧州・米国のチームがオンラインで繋がりやすくなりました。これにより、日本のビジネスパーソンが早朝や深夜の会議に参加するケースも増加しています。

テレワークとオフィス勤務を混在させるハイブリッドワークは、新たな課題を生み出しています。

オフィスにいる人とリモートの人では、会議中の情報量が異なります。ホワイトボードの板書、会議後の立ち話、資料の手渡しなど——リモート参加者は見えない情報が多い状態になります。

この情報格差を埋めるために、議事録の品質と共有スピードがより重要になります。オフィス勤務者が「さっき廊下で話してたこと」と参照する情報を、リモート勤務者は議事録でしか確認できないからです。

すべての情報共有を「まずチャットやドキュメントで」とするルールです。

GitLabが公開している非同期コミュニケーションのハンドブックは、フルリモート企業の実践例として多くの企業に参考にされています。

会議招集時に必ず以下を明示するルールを作ります：

件名：[決定] 〇〇の方針について
目的：〇〇の導入可否を決定する
期待アウトプット：Go/No-Goの決定、担当者と期限の確定
参加が必要な人：〇〇、△△（決定権者のみ）

「FYI（情報共有）目的の会議」を廃止し、情報共有はドキュメントに移行することで、会議数を大きく減らせます。

毎週・毎月の定例会議を廃止せず、議事録を中心に進める形式に変える方法です。

どうしても会議数が減らせない場合、1回の会議から最大の情報を引き出すことが次善策です。

議事録の品質を上げることで：

AI文字起こし・議事録生成ツールは、「会議の質を下げずに会議コストを削減する」ための実践的な手段です。

テレワーク・ハイブリッドワーク時代の会議管理において、AI議事録ツールはチームの情報共有インフラとして機能します。