「議事録は必ず作らなければならないのか？」「保存期間は何年か？」——日本の会社法は、一定の会議について議事録作成を法的義務として定めています。この記事では、会社法上の議事録要件を整理します。

会社法における議事録の位置づけ

日本では会社法（e-Gov法令検索）により、株式会社は以下の会議について議事録の作成・保存が義務付けられています。

これらは単なる慣行ではなく、法律で定められた義務です。違反した場合は過料（100万円以下）が科される可能性があります（第976条）。

株主総会議事録の記載事項

会社法第318条と会社法施行規則第72条により、株主総会議事録には以下を記載しなければなりません。

会社法第369条第3項および会社法施行規則第101条により、取締役会議事録には以下が必要です。

取締役会議事録には、出席した取締役および監査役が署名または記名押印しなければなりません（第369条第3項）。

取締役会議事録・株主総会議事録は作成の日から10年間、本店に保存する義務があります。

電子データでの保存も認められており、書面への出力が可能な状態であれば電子保存で要件を満たします。

株主・債権者・親会社社員は、会社の営業時間内に議事録の閲覧・謄写を請求できます（第318条第4項・第371条第2項）。ただし、取締役会議事録は裁判所の許可が必要な場合があります。

結論：AI文字起こし・議事録生成は「下書き」として活用できますが、法定議事録には担当者によるレビューと署名が必要です。

AI文字起こしを使っても、法的に有効な議事録を最終的に確認・作成する責任は担当者にあります。

2021年の省令改正により、取締役会議事録に電子署名を使用できることが明確化されました。

法務省の案内によると、クラウド型電子署名サービスを使って取締役会議事録を電子的に作成・署名することが可能です。これにより：

取締役会議事録の厳格な管理が求められます。金融商品取引法上の内部統制報告制度（J-SOX）との関係でも、会議記録の完全性は重要な監査対象です。

法的義務はあるものの、実務では議事録が適切に作成・保管されていないケースも見られます。M&AやIPO準備の際に、過去の取締役会議事録の欠如が問題になることもあるため、早期からの整備を推奨します。

会社法第370条の**書面決議（みなし取締役会）**を行った場合も、議事録の作成が必要です（施行規則第101条第4項）。

会社法上の作成義務は、株主総会・取締役会など法定の機関決定に限られます。部門会議・プロジェクト会議などは法律上の義務はありませんが、業務管理・コンプライアンス上の観点から作成を推奨します。

日本語での作成が義務付けられているわけではありませんが、日本法に基づく会社の場合、閲覧請求に対応できる形式（日本語対訳等）の整備が実務上必要です。

法的義務のある議事録の作成業務においても、AI文字起こし・議事録生成ツールは作業効率の大幅な改善に貢献します。ただし、最終的な法的責任は会社・担当者にあることを念頭に置いてご活用ください。