議事録の保管期間 一覧｜株主総会・取締役会・監査役会の保存年数【会社法318条】
「議事録は必ず作らなければならないのか？」「保存期間（保管期間）は何年か？」——日本の会社法は、一定の会議について議事録作成を法的義務として定めています。この記事では、会社法上の議事録要件を整理します。
会社法における議事録の位置づけ
日本では会社法（e-Gov法令検索）により、株式会社は以下の会議について議事録の作成・保存が義務付けられています。
| 会議体 | 根拠条文 | 作成義務 | 保存期間 |
|---|---|---|---|
| 株主総会 | 第318条 | あり | 10年（本店）、5年（支店写し） |
| 取締役会 | 第371条 | あり | 10年 |
| 監査役会 | 第393条 | あり | 10年 |
| 委員会（指名・監査・報酬） | 第413条 | あり | 10年 |
これらは単なる慣行ではなく、法律で定められた義務です。違反した場合は過料（100万円以下）が科される可能性があります（第976条）。
株主総会議事録の記載事項
会社法第318条と会社法施行規則第72条により、株主総会議事録には以下を記載しなければなりません。
必須記載事項
- 開催日時および場所
- 議事の経過の要領およびその結果
- 法令に規定する事項
- 議長の氏名
- 議事録を作成した取締役の氏名
決議があった場合の追加記載
- 議案の内容
- 決議の方法（普通決議・特別決議等）
- 賛成・反対・棄権の数（種類株主総会の場合）
取締役会議事録の記載事項
会社法第369条第3項および会社法施行規則第101条により、取締役会議事録には以下が必要です。
必須記載事項
- 開催日時および場所
- 取締役会の議事の経過の要領およびその結果
- 決議を要する事項について特別の利害関係を有する取締役の氏名
- 監査役が述べた意見または発言の内容の概要（監査役設置会社）
- 出席した取締役・監査役の氏名
署名・記名押印
取締役会議事録には、出席した取締役および監査役が署名または記名押印しなければなりません（第369条第3項）。
株主総会・取締役会議事録の保存期間（保管期間）は10年【会社法第318条・第371条】
株主総会議事録の保存期間（保管期間）は10年
株主総会議事録の保存期間（保管期間）は、作成の日から本店で10年間です（会社法第318条第2項）。支店には株主総会議事録の写しを5年間保存します。
取締役会議事録の保存期間（保管期間）は10年
取締役会議事録の保存期間（保管期間）も、作成の日から本店で10年間です（会社法第371条第1項）。株主総会議事録のような支店写しの保存義務はありません。
電子データでの保存も認められており、書面への出力が可能な状態であれば電子保存で要件を満たします。
会議体ごとの保存期間は、議事録の保存期間 早見表チェッカー（無料・登録不要）で会議体を選ぶだけでも確認できます。衛生委員会（3年）など会社法以外の会議もカバーしています。
閲覧・謄写請求権
株主・債権者・親会社社員は、会社の営業時間内に議事録の閲覧・謄写を請求できます（第318条第4項・第371条第2項）。ただし、取締役会議事録は裁判所の許可が必要な場合があります。
AI文字起こしは議事録の法的要件を満たすか
結論：AI文字起こし・議事録生成は「下書き」として活用できますが、法定議事録には担当者によるレビューと署名が必要です。
AIが対応できる部分
- 会議全文の文字起こし（記録の完全性を高める）
- 発言内容・議論の経過の整理
- 決定事項・アクションアイテムの抽出（草案として）
- 議事録フォーマットへの整形
法的要件として必要な追加対応
- 人による内容確認・修正（誤認識・誤字の修正）
- 法定記載事項の確認（決議方法・反対者氏名など）
- 署名・記名押印（取締役会議事録）
- 正確な開催日時・場所の記載
AI文字起こしを使っても、法的に有効な議事録を最終的に確認・作成する責任は担当者にあります。
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電子署名・電磁的記録による議事録
2021年の省令改正により、取締役会議事録に電子署名を使用できることが明確化されました。
法務省の案内によると、クラウド型電子署名サービスを使って取締役会議事録を電子的に作成・署名することが可能です。これにより：
- 取締役が遠隔地にいても署名が可能
- 紙の保管・郵送コストを削減
- 電子データとして10年保管が可能
上場会社・非上場会社での実務
上場会社
取締役会議事録の厳格な管理が求められます。金融商品取引法上の内部統制報告制度（J-SOX）との関係でも、会議記録の完全性は重要な監査対象です。
中小企業・非上場会社
法的義務はあるものの、実務では議事録が適切に作成・保管されていないケースも見られます。M&AやIPO準備の際に、過去の取締役会議事録の欠如が問題になることもあるため、早期からの整備を推奨します。
よくある質問
Q. 取締役会を開催しなかった（書面決議）場合は？
会社法第370条の**書面決議（みなし取締役会）**を行った場合も、議事録の作成が必要です（施行規則第101条第4項）。
Q. 社内の通常の会議（部門会議など）は？
会社法上の作成義務は、株主総会・取締役会など法定の機関決定に限られます。部門会議・プロジェクト会議などは法律上の義務はありませんが、業務管理・コンプライアンス上の観点から作成を推奨します。なお、衛生委員会・安全委員会は会社法ではなく労働安全衛生法に基づく別の法定議事録義務があり、保存期間も3年と異なります。詳しくは衛生委員会・安全委員会の議事録は3年保存が義務をご覧ください。
Q. 外国語で行われた取締役会の議事録は？
日本語での作成が義務付けられているわけではありませんが、日本法に基づく会社の場合、閲覧請求に対応できる形式（日本語対訳等）の整備が実務上必要です。
まとめ
- 株主総会・取締役会の議事録は会社法による法定義務（10年保存）
- 必須記載事項は会社法施行規則で詳細に定められている
- 取締役会議事録には出席者全員の署名・記名押印が必要
- AI文字起こしは作成の効率化に活用できるが、最終確認・署名は人が行う
- 電子署名を使った電磁的記録での作成も適法
法的義務のある議事録の作成業務においても、AI文字起こし・議事録生成ツールは作業効率の大幅な改善に貢献します。ただし、最終的な法的責任は会社・担当者にあることを念頭に置いてご活用ください。
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Kaigi AI編集部
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